Kaffeemaschinen im Büro - Office

Viele Menschen mögen es, während der Arbeit hin und wieder eine Tasse Kaffee zu trinken. Sei es am Frühstückstisch mit den Kollegen oder zwischendurch als konzentrationsförderndes Getränk am Schreibtisch. In manchen Arbeitsstätten ist es natürlich schwierig, den frisch gebrühten Kaffee mit an den Arbeitsplatz zu nehmen. In den meisten Büros stellt dies jedoch kein Problem dar.

Damit Mitarbeiter immer Zugriff auf das beliebte Heissgetränk haben, sollte für die stetige Kaffeeversorgung eine Kaffeemaschine in unmittelbarer Nähe stehen. In diesem Beitrag gehen wir der Frage auf die Spur, welche Geräte sich im Büro am besten eignen.

Welche Kaffeemaschinen eignen sich für das Büro?

Eine Kaffeemaschine fürs Büro muss in der Regel weitaus mehr leisten als eine im Einfamilienhaushalt. Aus diesem Grund ist es je nach Mitarbeiteranzahl wichtig, ein entsprechend leistungsfähiges Gerät zu erwerben. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie besonders wartungsarm sind und über grosse Wasser-, Milch- und Bohnentanks verfügen. Besonders geeignet ist im Büro deswegen ein Kaffeevollautomat, denn ein solches Gerät ist leicht zu bedienen und bringt die notwendigen Eigenschaften mit.

Mit nur einem Knopfdruck können sich die Mitarbeiter leckeren Kaffee oder andere Köstlichkeiten, wie Cappuccino, zubereiten. Weiterhin haben die Vollautomaten den Vorteil, dass sie zu relativ günstigen Preisen erhältlich sind. Für noch mehr Komfort sorgt das simple Reinigungssystem und die oftmals vorhandene Milchaufschäumer-Funktion. Einziger Nachteil ist, dass die Maschinen nicht gerade platzsparend sind.

Auch Siebträger-/Einspännermaschinen eignen sich für Büros, denn der damit hergestellte Kaffee überzeugt auch wahre Kennerinnen und Kenner. Zwar ist die Handhabung anfangs meist etwas schwierig, dafür zeichnen sich die Maschinen jedoch durch eine einfache Instandhaltung aus. Für eine Siebträgermaschine müssen allgemein höhere Anschaffungskosten kalkuliert werden.

Filterkaffeemaschinen sind die Klassiker unter den Kaffeemaschinen. Damit ist es möglich, eine grosse Menge an Kaffee mit nur einem Filter zu brühen und das Getränk kannenweise warmzuhalten. Nicht zuletzt durch die Auswahl an vielen verschiedenen Kaffeesorten, die zu unterschiedlichen Preisen erhältlich sind, kann man sich damit im Büro viel Geld sparen. Allerdings eignet sich die Filterkaffeemaschine nicht für Menschen mit empfindlichem Magen. Durch das Aufschwämmen des Kaffeepulvers wird die Säure darin nochmal verstärkt.

Nicht zuletzt kommen natürlich auch Kapselmaschinen für das Büro infrage. Mit ihnen ist es ganz einfach, einzelne Kaffeeportionen zu brühen, denn in jeder Kapsel befindet sich die richtige Menge für eine Tasse. Dabei sind die Kapselsysteme sehr einfach zu bedienen und zeichnen sich durch eine unkomplizierte Handhabung und Reinigung aus. Bedenken sollte man allerdings, dass es sich dabei keineswegs um eine umweltfreundliche Art der Kaffeezubereitung handelt. Durch die leeren Kapseln fällt viel Müll an, der nicht kompostierbar ist.

Wie viele Mitarbeiter benutzen die Kaffeemaschine?

Ein wichtiges Kriterium für den Kauf der richtigen Kaffeemaschine im Büro ist die Anzahl der Mitarbeiter, welche sie täglich nutzen werden. Davon leitet sich ab, wie viele Tassen pro Tag ungefähr gebrüht werden müssen. Hochwertige Kaffeemaschinen fürs Büro sollten eine ausreichend hohe Leistungsfähigkeit haben, um 50 bis 60 Tassen am Tag zubereiten zu können. Allerdings existieren durchaus auch Maschinen, die es auf eine Tassenleistung von 180 Tassen pro Tag bringen.

Wie viel Platz ist für eine Kaffeemaschine vorhanden?

Bei der Anschaffung einer Kaffeemaschine für das Büro muss ausserdem die Platzfrage geklärt werden. Je mehr Kapazität eine Maschine gewährleistet, desto grösser wird sie in der Regel ausfallen. Dies lässt sich schon allein durch die grossen Tanks begründen, die bei einer entsprechenden Kaffeemenge pro Tag benötigt werden.

Die Kaffeemaschine sollte auf einer ebenen Oberfläche stehen, wo sie nicht kippeln oder sogar herunterfallen kann. Ein geeigneter Platz dafür ist beispielsweise der Aufenthaltsraum, in dem die Mitarbeiter ihre Pausen verbringen. Gibt es alternativ kleine Teeküchen in Arbeitsräumen, kann die Kaffeemaschine auch dort aufgestellt werden. Wichtig ist nur, dass sie allen Mitarbeitern der Firma zugänglich gemacht wird.

Welche Vorlieben haben die Mitarbeiter?

Der grosse Vorteil eines Kaffeevollautomaten besteht darin, dass sich damit die unterschiedlichsten Kaffeesorten sowie andere Spezialitäten zubereiten lassen.

Vor dem Kauf einer Kaffeemaschine für das Büro müssen die Vorlieben und der Kaffeekonsum der Mitarbeiter in Erfahrung gebracht werden. Ist Filterkaffee für sie in Ordnung oder greifen sie lieber auf frische Kaffeebohnen zurück, die in der Maschine erst gemahlen werden müssen? Zu beachten ist auch, dass Industrie-Kaffeevollautomaten häufig mit einem Bohnen-Abo daherkommen. Was zunächst bequem klingt, kann zum Nachteil werden, wenn man sich mehr Flexibilität bei der Auswahl des Kaffees wünscht.

Welche Kriterien sind für Kaffeemaschinen im Office relevant?

Nicht jede beliebige Kaffeemaschine eignet sich auch für jedes Büro. Dabei kommt es jedoch nicht nur auf die bereits genannten Kriterien an. Auch die Art der Kaffeezubereitung spielt eine wichtige Rolle. Wir klären, wovon diese abhängig gemacht werden sollte.

Kaffeemaschine mit Tank oder Wasserleitung?

Bei der Wahl der passenden Kaffeemaschine für das Büro steht die Frage im Vordergrund, ob es sich um eine mit auffüllbarem Tank oder um ein Modell mit angeschlossener Wasserleitung handeln soll. Beide haben unterschiedliche Vor- und Nachteile, die je nach Situation im Büro zu bewerten sind.

In einem kleinen Büro lohnt sich meist ein Kaffeegerät mit Wassertank. Die Modelle sind generell kompakter, bieten jedoch den gleichen Umfang an Funktionen und Kaffeespezialitäten wie Vollautomaten mit Wasseranschluss. Die Reinigung fällt bei einem solchen Kaffeevollautomaten oft leichter, da sich die Tanks dazu einfach entnehmen lassen.

Kaffeevollautomaten, die über einen Wasseranschluss verfügen, sind vor allem dann zu empfehlen, wenn eine grosse Menge am Tag verbraucht wird. Ein Wassertank kann nur bis zu 3,5 Liter Wasser fassen. Bereits ab einem täglichen Verbrauch von 40 Tassen ist deshalb ein Wasseranschluss sinnvoll.

Durch den Wasseranschluss wird ausserdem gewährleistet, dass es sich bei dem Wasser immer um frisches handelt. Das Wasser in einem Wassertank kann schnell abgestanden schmecken und ist ein idealer Ort für Bakterien. Aus diesem Grund ist es auch so wichtig, einen Kaffeeautomaten mit Wassertank regelmässig zu reinigen und das sich darin befindende Wasser auszutauschen, wenn es nicht innerhalb kurzer Zeit verbraucht wird.

Kaffeepulver, -Bohnen, -Pads oder -Kapseln

Kaffee kann auf verschiedene Art und Weise in Kaffeemaschinen zubereitet werden. Die Unterschiede lassen sich spätestens beim direkten Geschmacksvergleich feststellen. Gemahlener Kaffee, sprich Kaffeepulver, wird in Filtermaschinen verwendet. Der Nachteil dabei ist, dass es mit jeder Zubereitung zu Unterschieden im Geschmack kommen kann. Das hängt damit zusammen, dass es schwerfällt, jedes Mal exakt die gleiche Menge an Pulver abzumessen. Der Kaffeegenuss ist somit nur eingeschränkt möglich.

Besser dosiert sind Pads aus Filterpapier und Fliess oder die praktischen Kaffeekapseln. In deren Inneren befindet sich jeweils so viel Kaffeepulver, wie zum Brühen einer einzelnen Tasse gebraucht wird. Für diese Art der Kaffeezubereitung benötigt man jedoch spezielle Kapsel-, beziehungsweise Padmaschinen. Die umweltfreundlichere Variante ist dabei ein Padsystem, da die einzelnen Filterpapiertaschen nach der Benutzung kompostierbar sind. Kapseln bestehen aus Kunststoff oder Aluminium und ergeben viel Abfall. Allerdings bleibt das Kaffeepulver darin länger frisch und behält sein Aroma.

Im Büro wird häufig ein Vollautomat eingesetzt, da dieser einige Vorteile gegenüber den anderen Kaffeemaschinen mitbringt. Hochwertige Modelle zeichnen sich durch eine enorme Leistungsstärke aus, weshalb sie auch sehr viele Mitarbeiter täglich mit frischem Kaffee versorgen können. Das Besondere an Kaffeevollautomaten ist, dass man mit ihnen ganze Kaffeebohnen zu Kaffee verarbeiten kann und nicht auf bereits gemahlenes Pulver zurückgreifen muss. Aus diesem Grund schmeckt Kaffee aus dem Vollautomat meist besonders aromatisch und ist vollmundig.

Milchpulver oder Frischmilch?

Während manche Kaffeemaschinen mit Frischmilch verschiedene Kaffeespezialitäten zubereiten, funktioniert dies bei anderen mit Milchpulver. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Die Vorteile frischer Milch im Kaffee sind:

• viele wertvolle Inhaltsstoffe, die unserem Körper Gutes tun

• keine Zusatzstoffe und kein zusätzlicher Zucker

• lange Haltbarkeit im Fall von H-Milch

Nachteilig zu erwähnen ist, dass der Reinigungsaufwand einer Maschine, die mit Frischmilch arbeitet, um einiges höher ist. Zudem besteht ein höherer Beschaffungsaufwand, wenn man sie mit Milchpulver vergleicht. Die Milch muss schnell verbraucht und kühl gelagert werden, besonders dann, wenn sie bereits geöffnet wurde.

Als Milchpulver für Kaffee sollte ein reines, granuliertes Produkt verwendet werden, denn in diesem befinden sich keine Ergänzungsstoffe. Vorteile des Milchpulvers sind:

• Maschine muss nicht so oft gereinigt werden

• leicht zu beschaffen

• leicht zu lagern

• besonders lange Haltbarkeit, auch bei bereits geöffneter Verpackung

Doch Vorsicht: In manchen Milchpulvern befinden sich Ergänzungsstoffe, die dem Körper auf lange Sicht nicht guttun. Beim Kauf des Produkts sollte also unbedingt auf die Inhaltsstoffe geachtet werden. Ergänzend lässt sich sagen, dass Milchpulver gegenüber Instant-Milch die bessere Wahl ist.

[Infografik]

Kaffee kostenlos oder mit Zahlsystem

Die Mitarbeiter können den im Büro angebotenen Kaffee entweder kostenlos erhalten oder aber sich an der Bereitstellung beteiligen. Für Letzteres wird jedoch ein Abrechnungssystem benötigt, welches sich direkt am Kaffeeautomaten befinden kann. Man unterscheidet zwischen bargeldlosen und bargeldbasierten Systemen. Im Falle von bargeldlosen Systemen kommen Wertkarten zum Einsatz. Die Systeme können aber auch in bereits bestehende, wie beispielsweise das Schliesssystem, integriert werden.

Der Vorteil bei bargeldlosen Abrechnungssystemen ist, dass sich damit auch komplexe Preismodelle realisieren lassen. Beispielsweise ist es dann möglich, dass Auszubildende eine Tasse Kaffee für weniger Geld erhalten als die ausgebildeten Facharbeiter. Diese Entscheidung liegt immer beim Arbeitgeber.

Gut zu wissen ist auch, dass Getränke wie Wasser, Tee oder Kaffee nicht der Lohnsteuer unterliegen, wenn diese den Mitarbeitern während der Arbeitszeit kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung gestellt werden. Dabei fallen auch keinerlei Kosten für die Sozialversicherung an. Das Finanzamt geht in diesen Fällen davon aus, dass die Angebote nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, sondern zu den "Aufmerksamkeiten" zählen.

Welche Ausstattungsmerkmale benötigt die Kaffeemaschine?

An eine Kaffeemaschine im Büro werden wie beschrieben bestimmte Ansprüche gestellt. Auf diese Kriterien sollte man achten:

• Vielfalt der Kaffeespezialitäten

• zügige Zubereitung und hoher Durchsatz (je nach Grösse des Büros)

• Kaffeestärke und Bohnentyp individuell einstellbar

• intuitive Benutzerführung

• einfache und zügige Reinigung möglich

• benutzerfreundliches und modernes Design

Bedienung und Zubereitung

Eine Kaffeemaschine im Büro muss also innerhalb kurzer Zeit viele Tassen Kaffee zubereiten können. Oftmals geben die Hersteller bereits eine Empfehlung darüber, welche Tassenanzahl pro Stunde möglich ist, ohne dass die Maschine dadurch überlastet wird. Ist abzusehen, dass sich die Kaffeemaschine in der Nähe von Arbeitsplätzen befindet, sollte sie geräuscharm funktionieren.

Da Menschen unterschiedliche Geschmäcker haben, ist gerade im Büro eine Kaffeemaschine sinnvoll, die verschiedene Kaffeesorten produzieren kann. Je nachdem, um welche Art von Unternehmen es sich handelt, spielt auch das äussere Erscheinungsbild der Kaffeemaschine eine Rolle - besonders dann, wenn diese zum Rest der Einrichtung passen soll oder voraussichtlich oft Kunden daran vorbeigehen werden.

Die Bedienung der Kaffeemaschine im Büro muss einfach und leicht verständlich sein. Es nützt nichts, wenn sich nur wenige Mitarbeiter mit der Technik auskennen und deswegen immer mit der Zubereitung von Kaffee beauftragt werden. Dies kann zu Unstimmigkeiten im Team führen. Besser ist es, wenn die Maschine nur mit einem oder zwei Knöpfen bedient werden kann. So lässt sich Kaffee schnell und einfach brühen und auch während eines stressigen Bürotages konsumieren.

Nur Kaffee oder auch Tee, Kakao und Co.

Bestimmte Kaffeemaschinen können nicht nur verschiedene Kaffeespezialitäten, sondern auch Tee, Kakao oder Vanillemilch zubereiten. Wenn dies gewünscht ist, sollte man nach einer Kaffeemaschine suchen, die solche Möglichkeiten bietet.

Kapsel- und Padsysteme machen es beispielsweise möglich, mit entsprechenden Kapseln oder Pads auch andere Getränke auszuwählen. Mit einer klassischen Filterkaffeemaschine funktioniert das nicht.

Wie umweltfreundlich sind Kaffeemaschinen im Büro?

Wie umweltfreundlich eine Kaffeemaschine ist, hängt ebenfalls von dem jeweiligen System ab, mit dem sie arbeitet. Kaffeefilter gelten als sehr umweltschonend, da sie aus kompostierbaren Materialien bestehen. Diese können einfach über die Biotonne oder auf dem Komposthaufen entsorgt werden. Demzufolge ist die Umweltfreundlichkeit der herkömmlichen Filtermaschine zu betonen.

Auch Vollautomaten liegen beim Thema Nachhaltigkeit weit vorn. In ihnen werden ganze Kaffeebohnen direkt verarbeitet, wodurch lediglich Kaffeetrester als Abfallprodukt entsteht. Alternativ kann dieser auch zum Düngen von Pflanzen verwendet werden.

Allerdings sollte man beim Kauf auch auf den Energieverbrauch achten. Das Problem ist, dass keine Angabe-Pflicht der Energieeffizienzklasse auf den Verpackungen von Kaffeevollautomaten besteht. Deswegen muss man sich diese Informationen selbst zusammensuchen. Eine wertvolle Hilfe können dabei Testberichte im Internet darstellen. Möglichkeiten, um mit Vollautomaten Strom zu sparen, gibt es viele. Beispielsweise sollte man die Warmhaltefunktion nicht über Nacht anlassen und bei der automatischen Abschaltfunktion einen kurzen Zeitraum einstellen.

Im Gegensatz dazu sind Kapselsysteme zur Zubereitung von Kaffee leider nicht umweltfreundlich. Hinzu kommt, dass die Kapseln, die oft aus Aluminium bestehen, häufig im Restmüll landen und nicht wie vorgesehen im Gelben Sack. Doch nur auf diese Art und Weise kann das Aluminium recycelt werden.

Wartung und Pflege

Eine Kaffeemaschine im Büro muss regelmässig gereinigt und entkalkt werden, damit der Kaffee stets bekömmlich ist. Besonders wenig Aufwand verursachen die herkömmlichen Filtermaschinen. Bei Siebträgermaschinen wird eine Reinigung nach jedem Aufbrühen einer Tasse Kaffee notwendig. Bei Kapselmaschinen oder Vollautomaten steht das Saubermachen hingegen einmal täglich an. Diese Punkte sollten bei der Reinigung von Kaffeemaschinen unbedingt beachtet werden:

• Kaffeesatzbehälter entleeren und auswaschen

• Tropfschale ausleeren und ausspülen

• Brühgruppe mit Pinsel reinigen

• Innen- und Aussenseite abputzen

Am besten ist es, wenn man täglich einen anderen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit der Reinigung der Maschine beauftragt. Dabei kann ein Putzplan helfen, damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt.

Daneben sollte der Wartungsaufwand nicht ausser Acht gelassen werden. Die Wartung kann entweder hausintern oder aber über den Service-Dienst des Herstellers erfolgen. Wichtig ist, dass man dafür die Garantie sowie die Kontaktdaten des Service-Dienstleisters aufbewahrt. So kann man diesen jederzeit erreichen, wenn es zu Problemen mit der Maschine kommen sollte.